GmailのアーカイブのPC・iPhone・Androidの使い方や削除やミュートやラベルとの違いなど紹介します!
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Gmailのアーカイブとは

「Gmailのアーカイブ」を知ってしますか。「メール自体を受信トレイから別のフォルダに保存させる機能」のことです。 受信トレイにはメールがそのまま蓄積されて、長いリスト状になっています。そこで、もう一度読みたいメールをすぐに見つけるために、アーカイブ機能を利用してみてください。

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Gmailのアーカイブと削除とミュートとラベルの違い

「Gmailのアーカイブ」と「削除」の違いを知っていますか。「Gmailのアーカイブ」と「削除」の異なる点は「メールの送り先や保存期限」です。 「削除」するとゴミ箱のフォルダにメールが移動します。そして保存期限は、30日間です。30日を過ぎると、自動的に消去されてしまうので注意しましょう。一方で「アーカイブ」すると、すべてのメールというフォルダに移ります。なお保存期限はありません。

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Gmailのミュートとラベルの違い

Gmailの「ミュート」と「ラベル」の違いを知っていますか。「ミュート」は「メールを非表示にする機能」で、一方「ラベル」は「メールを個別に整理する機能」です。 「ミュート」することで受信トレイではメールが非表示になります。ただ、すべてのメールというフォルダには保存されています。一方で、「ラベル」とはメールに印を付けるタグのことを指し、自分の好きなフォルダを作成できます。

Gmailのアーカイブの使い方(PC)

1つ目に紹介するのは、PCにおける「Gmailのアーカイブ」の使い方です。以下の見出しでは、まず受信メールをアーカイブする方法を解説します。特に難しい操作はないので心配はいりません。 また、アーカイブしたメールを再表示させること、あるいは検索や削除する方法も紹介していきますので、参考にしてみてください。

手順

まずはPCで「Gmail」を開いてください。次に受信トレイに移動し、メール自体を右クリックすると、あらゆる項目が表示されているメニューが出てきます。「アーカイブ」を選ぶことで手順は完了です。 なお、複数のメールを一斉にアーカイブする時は、受信メール一覧の左側にあるチェックボックスに印を入れいきます。そして、画面上部のアーカイブアイコンをクリックしてください。

Gmailのアーカイブを戻す・復活させる

続いて紹介するのは、「Gmailのアーカイブ」を復活させる方法です。まずは、PCでGmailを立ち上げてください。次に最初の画面に表示されている、左側にあるメニューの「もっと見る」をクリックします。 そして、「すべてのメール」をクリックすると、アーカイブした受信メールが全て表示されます。以上の手順で「Gmailのアーカイブ」を戻すことができます。操作も簡単なので本記事を読みながら、ぜひ試してみてください。

Gmailのアーカイブの検索

「Gmailのアーカイブ」を検索するには、gmailの検索窓に下記の検索コマンドを入力する必要があります。「-in:spam」「 -in:trash 」「-is:sent 」「-in:drafts」「 -in:inbox」の5つを入力してください。 またGmailでは、Googleの技術を最大限に利用した検索機能を使用できます。したがって「未読メールのみ表示」をはじめ、「添付ファイルの種類」「添付ファイルのサイズ」のように条件別で検索が可能です。

Gmailのアーカイブの削除方法

「Gmailのアーカイブ」の削除するには、まず先ほど紹介した「Gmailのアーカイブ」を検索する方法でアーカイブされたメールを見つけ出してください。そして、ページの右側に表示されている「ゴミ箱アイコン」をクリックします。そうすると削除されます。 なおメールがアーカイブされたとしてもデータ容量としてストレージは変わりません。Gmailの容量を節約したい場合には、今回解説した削除方法を試してみてください。

Gmailのアーカイブの使い方(iPhone・iPad)

2つ目には「Gmailのアーカイブ」の使い方(iPhone・iPad)を解説していきます。なお受信メールをアーカイブする方法は非常に簡単です。本記事を読みながら、ぜひ試してください。 先ほど紹介したPCと同様にアーカイブされたメールを戻す方法、あるいは検索や削除する方法も紹介するので、参考にしてみてください。

手順

「Gmailのアーカイブ」の使い方はとても簡単です。まずは、iPhoneまたはiPadでGmailを開いてください。続いて受信トレイの一覧画面で、メール表示を左にスワイプすることにより、アーカイブされます。 スクリーンショット画像のように「緑色の表示」が出たらアーカイブされたということになります。横にスライドするだけなので、手間が全くありません。ぜひ試してみてください。

Gmailのアーカイブを戻す・復活させる

iPhone・iPadでアーカイブされたメールを戻し、受信トレイに表示させる方法は、2パターンあります。1つ目はGmail内の設定で「すべてのメール」という項目を探して、メール一覧画面でチェックボックスをマークし、「受信トレイに移動」をタップする方法です。 2つ目は復活させたいメールを開き、画面上部に表示されている「受信トレイに移動」をタップすることで、受信トレイにメールを戻すことができます。どちらの方法も難しい操作ではありません。

Gmailのアーカイブの検索

iPhone・iPadを使って「Gmailのアーカイブ」を検索するには、まずはGmailを立ち上げてください。そうすると、最初の画面における一番上部に、「メールを検索」と書かれた検索窓が表示されます。 そして、「メールを検索」という枠に、アーカイブしたメールに関連する文字を入力し、右側にある検索ボタンをタップします。そうすることによって、検索結果が表示されるのです。

Gmailのアーカイブの削除方法

「Gmailのアーカイブ」の削除をするにはまず、iPhoneの設定を変更しなければいけません。設定アプリから「メール/連絡先/カレンダー」をタップし、Gmailのアカウントを選択してください。 次に「アカウント」から「削除済メールボックス」をタップし、「完了」を選択します。そして、アーカイブしたメール表示をスライドすると、スクリーンショット画像のように「ゴミ箱アイコン」が表示され、削除されます。

Gmailのアーカイブの使い方(Android)

3つ目は、Androidにおける「Gmailのアーカイブ」の使い方を紹介していきます。(iPhone・iPad)での使い方とほとんど同じ手順です。したがって特に難しい操作はありません。 それでは、受信メールをアーカイブする方法をはじめ、アーカイブされたメールを戻す方法、さらに検索や削除する方法も紹介していきますので、参考にしてみてください。

手順

iPhoneまたはiPadの使い方と同様に、Androidでの「Gmailのアーカイブ」の使い方はとても簡単です。まずは、AndroidでGmailを開いてください。次に受信トレイの一覧画面で、メール表示を左あるいは右にスワイプすることによって、アーカイブされます。 また、メールの一覧ページでチェックボックスにマークを付け、画面の上部に表示されている「アーカイブアイコン」をタップすることによって、アーカイブすることも可能です。

Gmailのアーカイブを戻す・復活させる

Androidで「Gmailのアーカイブ」を戻す方法も、iPhone・iPadと同様に2パターンあります。1つ目の方法では、まずGmailを開いて画面右上のボタンをタップし、メニューを表示させて、「受信トレイに移動」を選択するだけで完了です。 2つ目は、復活させたいメールを開いてから、画面上部にある「受信トレイに移動」をタップすることで、受信トレイにメールを戻すことができます。どちらの方法も難しい操作ではありませんので、ぜひ試してみてください。

Gmailのアーカイブの検索

AndroidとiPhoneにおいて、「Gmailのアーカイブ」を検索する方法は、ほとんど同じです。まずはGmailを開き、ページ上部に表示されている検索ボックス内の「メールを検索」をタップしてください。 次は、アーカイブしたメールに関連するキーワードを入力します。そして右下にある「Search」をタップしましょう。全てのメールが検索結果に表示されるので、ぜひ試してみてください。

Gmailのアーカイブの削除方法

Androidで「Gmailのアーカイブ」の削除するには、先ほど紹介した「Gmailのアーカイブ」を検索する方法で、まずはアーカイブされたメールを見つけ出してください。ちなみに「すべてのメール」の中に保存されています。 続いて、画面下部に表示されている「ゴミ箱アイコン」をクリックしましょう。そうすると、削除されます。30日後には、ゴミ箱からも自動的に消去されてデータ容量から完全になくなります。

まとめ

今回の記事では、「Gmailのアーカイブ」の使い方を中心に解説してきました。「PC」「iPhone」「Android」の3つに分けて紹介しているので、ご自身がよく使用するデバイスに関しては、しっかり読んでください。 さらに、アーカイブされたメールを戻す方法、あるいは検索や削除する方法も紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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