表計算と合わせて押さえておきたい！データベースとその作成　ITパスポート試験対策

データベースとその作成

今回は表計算ソフトでよく使用されるデータベースについて解説していきたいと思います。

データベースはITパスポート(アイパス)ではテクノロジ系に分類されており、表計算ソフトと合わせて覚えておきたいところです。データベースを紹介すると同時に作成方法も載せていきます。

 

しかもこれはITパスポートだけでなく情報処理検定などにも使われることがあるので覚えていて損はないかと思います！

 

データベース

 

そもそもデータベースって？と思うかも知れません。

データベースとは、住所録や顧客情報などたくさんのデータを一定の規則に則って蓄積していったものです。ただただデータ(情報)を並べたものではなく、必要なデータを簡単に且つ素早く検索できるようになるなど、効率よくデータを管理できるのが特徴です。

関係データベース

 

データベースの種類はいくつかあります。階層型やネットワーク型などありますが、1番広く使われているのは、関係(リレーショナル)データベースです。関係データベースは下のような表によってデータが管理されているデータベースです。この表のことを「テーブル」と呼びます。

また、テーブルの1行に記入されている1件分のデータを、レコード

1列分に記入されている同項目のデータをフィールド(またはカラム)と呼びます

 

＜テーブル＞

 

赤の線で囲っているのがレコード、緑の線で囲っているのがフィールドと呼ばれているものです。

主キー

 

主キーとは、関係データベースの表において1行を特定するための必要最低限の列、または行の組み合わせのことです。

 

この表の中で学籍番号が1の人は「佐藤」さんだけ、ということになります。この場合だと、主キーは「学籍番号」となるわけです。

 

こういった場合だと、「氏名」でもよいのでは？と思う人がいるかも知れません。しかし、同姓同名がもう1人いる場合はどうでしょう？複数のデータがあるということになってしまいますよね？となるとレコードを識別できなくなってしまうのです。

 

このように重複がない状態のことを、一意と呼びます。

 

なお、データベースの世界では何もデータがない状態のことを、といいます。しかし、主キーに値が入力されていないとレコードを識別することが出来なくなってしまうため、主キーにNULLを設定することは出来ません。

データベースを作ってみる

 

では実際に作ってみましょう！

データベースで1番重要とされているのはデータベースの｢設計｣です。どのようなことをしたいのか、というのを最初にしっかり考えておくことで無駄のない効率的なテーブルが作成できるというわけです。

手順は4つ。1つずつ見ていきましょう。

1.目的の確認

 

まずは何のために使いたいのかを確認します。ここでは

｢学生の情報と、学生が所属している部活動の情報を管理する｣

という目的でデータベースを作成していきましょう。

テーブルの名前は「学生」にします。

2.項目を洗い出す

 

使用する目的を決めたのなら、次に必要な項目は何かを洗い出します。

今回は「学生」のフィールドには以下の内容にしていこうと思います。

 

＜「学生」テーブルのフィールド＞

 

この学生テーブルだけでは効率よくデータを管理することは難しいです。試しにこの中にデータを入力してみます。

 

＜｢学生｣テーブルのデータ＞

 

同じ学生が複数の部活に所属することもありますので、この状態だと同じ学生情報を再度入力しなければならなくなります。

また、例えばクラブ名が途中で改名されることもあるでしょう。その場合だと所属している人たちの全てを変更する必要が出てきます。

それはもう、学生が多ければ多いほど大変になりますよね？しかも、人間の入力作業には修正漏れも出てきます。存在しないクラブ名や部活コードなど、データが矛盾してしまう恐れもあります。

こういったことを防ぐためには、同じデータを繰り返し入力する必要がないようにしていければ良いのです。情報ごとにテーブルを分割し、個別に管理していければ効率も上がります。

このような作業を、正規化と呼びます。

｢学生｣テーブルは次の3つに分けることが適切です。

 

＜｢学生｣テーブル＞　　　　　　　　　　＜｢所属｣テーブル＞

 

＜｢部活｣テーブル＞

 

こういったふうに3つに分割することで、同じデータを繰り返し入力しなくてすみます。また、途中で「部活名」が変更になったとしても｢部活｣のテーブルの1カ所のみを変更すればすむため、修正漏れや矛盾が生じることを防ぐことが出来ます。

 

分割しましたが、それぞれのテーブルに主キーを設定しなければいけません。

｢学生｣のテーブルの主キーは唯一無二である｢学生番号｣

｢部活｣のテーブルの主キーは｢部活コード｣　になります。

しかし、注意が必要になるのは｢所属｣のテーブルです。

学生が複数の部活に所属している場合があるため、｢学籍番号｣は主キーには出来ません。同じように、複数の学生が同じ年度に部活に所属する可能性もあるため｢クラブコード｣と｢所属年度｣も出来ません。

単独で主キーになり得るフィールドがない場合は、複数のフィールドを組み合わせて主キーに設定することが可能です。この場合だと、｢学籍番号｣と｢部活コード｣を組み合わせれば重複する可能性はないので、この2つの組み合わせで主キーとします。

 

4.データを入力

 

ここまでで作成したテーブルの中に、データを入力していきます。

 

と、ざっと説明してきました。特に面倒だと感じるのは3番目だと思いますが、実際にやってみると案外そうでもないので気構える必要はありません！

 

ちょこっと寄り道

 

少し寄り道をしましょう。大丈夫、よく使われているけどこれどんな意味？といったものを紹介するだけなので！

 

今回紹介するのは｢インデックス｣という言葉です。

 

時々偶に聞く単語なのではないでしょうか？

これは書籍で言うところの索引のようなものです。これをデータベースにあらかじめ作成・保存しておくことで目的のデータをすぐに引っ張り出せるというものです。インデックスは1つのテーブルに複数作ることもできるので暇なときに是非やってみてください！

 

まとめ

 

いかがだったでしょうか？今回は表計算ソフトのデータベースについて解説していきました。

表計算ソフトではよく使われる項目になってきますので覚えておくことでITパスポート以外でも活用することが出来ます。

 

実際に触れると更に理解が深まると思いますので、是非やってみてください！

 

では今回はここまでです。

1つずつ確実に覚えてITパスポート試験、頑張っていきましょう！